“જો તમે સમયનું સંચાલન ન કરી શકો તો તમે કશાયનું સંચાલન ન કરી શકો.” – પીટર એફ. ડ્રકર

કોઈ પણ યોજનાને સફળતાપૂર્વક પરિપૂર્ણ કરવી હોય તો જોઈએ નાણાં, માણાં (માણસો) અને પ્હાણા (Material) પરંતુ તે ઉપરાંત એક અતિ મહત્ત્વનું સંસાધન છે – તમને ઉપલબ્ધ સમય. ઉપરોક્ત સંસાધનો સૌ પાસે સરખા પ્રમાણમાં હોતાં નથી, પરંતુ ૨૪ કલાકનો સમય તો સૌને સરખો જ પ્રાપ્ત હોય છે.

હકીકતે તો સમયનું સંચાલન એ સ્વનું સંચાલન (self management) છે, તેના આત્મવિશ્વાસનું સંચાલન છે, તેની સમયબદ્ધતા અને નિયમિતતાનું સંચાલન છે.

તમારાં કાર્યોને અગ્રતાક્રમ આપો, બને તો તેનું A-B-C વર્ગીકરણ કરો, છ વર્ગનાં કાર્યો એટલે સૌથી મહત્ત્વનાં કામો જે તાત્કાલિક હાથ ધરવાં જ પડે, B વર્ગનાં કાર્યો થોડાં ઓછાં મહત્ત્વનાં અને C વર્ગનાં કાર્યો એટલે સાવ ઓછા મહત્ત્વનાં, જે સંપન્ન કરવામાં વિલંબ થાય તોપણ વાંધો ન આવે. વળી તમે તેનું V-E-D વર્ગીકરણ પણ કરી શકોઃ ફ (vital) અતિઆવશ્યક કામો, ઈ (Essential) આવશ્યક કામો અને D (Desirable) ઇચ્છનીય કામો.

ટાઇમ મેનેજમેન્ટ કેવી રીતે કરશો?

* ટેબલ ઉપરના કાગળોને અગ્રતાક્રમ આપી નિકાલ કરતા રહેવું જોઈએ.

* નાની લાગતી બાબતોને અવગણ્યા વિના Small is significant એમ માની, તેને માટે નાની નોંધ-ટાંચણ મૂકી આગળ જવા દો.

* ચોકસાઈનાં ઊંચાં ધોરણોનો અમલ કરો, કોઈ અધિકારી કે કર્મચારીને મળવાનો સમય આપો તો, ‘આપણે ગુરુવારે ૧થી ૧:૧૦ના સમયમાં મળીશું’

એવું સ્પષ્ટ જણાવો તો આવું વિધાન તમારા આત્મવિશ્વાસનું અને સ્વસંચાલનનું પણ દ્યોતક છે.

* તમારા ટેબલ ઉપર પડેલા Monthly Plannerમાં જે તે સંબંધિત વ્યક્તિ સાથેની મુલાકાત અન્ય જરૂરી આગામી મિટિંગો તેને તારીખ-સમયનો સ્પષ્ટ નિર્દેશ કરી નોંધો.

* Outlook Software Programmeનો ઉપયોગ ખૂબ મહત્ત્વની મિટિંગો ક્યારે આવે છે તેની સતત સ્મૃતિ કરાવશે.

* અધિકાર અને દાયિત્વની સોંપણી (Delegation)ના સિદ્ધાંતનો સુપેરે ઉપયોગ કરી તમારો પ્રાધિકારી-સમય બચાવી શકો છો.

* સવારમાં માત્ર શરૂઆતનો કલાક જ આવેલા જરૂરી ઈ-મેલ વાંચી, તેના પ્રત્યુત્તરો પાઠવવામાં ગાળો.

* એક-બે દિવસ પ્રયોગાત્મક રીતે, ચાલુ કામે આવતા ફોનને લો જ નહીં.

* કોઈ સરકારી અધિકારીને મળવા ગયા હો અને તેની પ્રતીક્ષામાં લાંબો સમય વેડફાતો હોય તો તે પ્રતીક્ષા સમય દરમિયાન Personal Digital Assistant (PDA) અથવા તમારા સેલફોન ઉપર આવતી કાલનાં કાર્યોનું આયોજન કરી, એ સમયને ફળદાયી રીતે વાપરી શકો.

* ઘણી વખત ખોટો-આભાસી કાર્યભાર (Phantom workload) ઊભો કરવામાં આવે છે. જો તમે તમારી પગભરતાપૂર્ણ ઉત્પાદકતા (Sustainable Productivity) વધારવા માંગતા હો તો, આવા કાર્યભારને ઘટાડો, તેના કારણે એકનું એક કામ પુનરાર્વિતત થયા કરે છે, લાંબી બિન-ઉત્પાદક મિટિંગોમાં સમય વેડફાય છે અને અંતે તે ગ્રાહકોના અસંતોષમાં પરિણમે છે, એક વિષચક્ર રચાય છે આભાસી કાર્યભાર, તત્કાળ કરવાનું દબાણ, તાણ-તણાવ, શોર્ટકટ શોધવા, નવા પ્રશ્નો ઊભા થવા, આભાસી કાર્યભારમાં વધારો.

જો સમયનું શ્રેષ્ઠ સંચાલન થાય તો યોગ્ય કામો, યોગ્ય સમયે સંપન્ન થતાં રહે, તમને તમારા સહકાર્યકરો અને ગ્રાહકો સાથે અર્થપૂર્ણ આંતરક્રિયા કરવાની મોકળાશ પ્રાપ્ત થાય અને વળી તમે ઘર અને ઓફિસના સમયનું સંતુલન જાળવી તમારાં સ્વજનો અને સ્નેહીઓ સાથે પણ પૂરતો સમય વિતાવી શકો. પીટર એફ. ડ્રકરના મત મુજબ “જો તમે સમયનું સંચાલન ન કરી શકો તો તમે કશાયનું સંચાલન ન કરી શકો.”

હકીકતે તો સમયનું સંચાલન એ સ્વનું સંચાલન(self management) છે, તેના આત્મવિશ્વાસનું સંચાલન છે, તેની સમયબદ્ધતા અને નિયમિતતાનું સંચાલન છે.

સૌજન્ય : ધર્મેશભાઇ જાદવ

 

ટીપ્પણી

No comments yet.

Leave a Reply

error: Content is protected !!